Wij zijn een groeiende organisatie die volop investeert in digitalisering en kennismanagement. Binnen Microsoft 365 hebben wij een nieuwe SharePoint-omgeving opgezet waarin samenwerking, documentbeheer en kennisdeling centraal staan. 

Om deze omgeving succesvol in gebruik te nemen zoeken wij een enthousiaste HBO-stagiair die ons helpt bij het migreren, structureren en toekomstbestendig maken van onze documenthuishouding. Hierbij speelt Artificial Intelligence (AI), OCR-herkenning en automatische metadata-classificatie een belangrijke rol. 

Opdracht 

Binnen onze organisatie worden documenten momenteel op verschillende manieren opgeslagen. We willen overstappen van traditionele mappenstructuren naar moderne SharePoint-documentbibliotheken waarbij documenten worden verrijkt met metadata en automatisch geclassificeerd kunnen worden. 

Tijdens deze stage onderzoek, ontwerp en implementeer je een toekomstbestendige documentmanagementstructuur. 

Werkzaamheden 

Analyse 

• Inventariseren van bestaande documenten en documentstructuren. 

• In kaart brengen van documentstromen binnen de organisatie. 

• Identificeren van documenttypen, eigenaarschap en informatiebehoeften. 

Ontwerp 

• Ontwerpen van documentbibliotheken binnen SharePoint. 

• Opzetten van metadata- en classificatiemodellen. 

• Definiëren van richtlijnen voor documentbeheer en versiebeheer. 

Implementatie 

• Ondersteunen bij de migratie van documenten naar de nieuwe SharePoint-omgeving. 

• Inrichten van documentbibliotheken en metadata. 

• Opzetten van processen voor documentbeheer. 

AI & Automatisering 

• Onderzoeken van Microsoft Syntex, OCR-technologie en AI-classificatie. 

• Testen van automatische metadata-herkenning. 

• Adviseren over automatische documentclassificatie en zoekbaarheid. 

• Bijdragen aan een toekomstbestendige AI-ondersteunde documentomgeving. 

Adoptie & Borging 

• Opstellen van handleidingen en werkinstructies. 

• Trainen van gebruikers en key users. 

• Vastleggen van beheerprocessen zodat de organisatie zelfstandig verder kan na afronding van de stage. 

Gewenst resultaat 

Aan het einde van de stage zijn: 

• De belangrijkste documenten gemigreerd naar de nieuwe SharePoint-omgeving. 

• Documentbibliotheken ingericht met metadata. 

• Een beheer- en governance-model opgesteld. 

• AI/OCR-mogelijkheden onderzocht en getest. 

• Een implementatieadvies opgeleverd voor automatische documentclassificatie en metadata-verrijking. 

Jouw profiel 

Je volgt een HBO-opleiding zoals: 

• Informatiekunde 

• Business IT & Management 

• ICT 

• Information Management 

• Data & AI 

• Technische Bedrijfskunde 

• Bedrijfskundige Informatica 

Je hebt interesse in: 

• Microsoft 365 

• SharePoint 

• Digitalisering 

• AI en automatisering 

• Informatiebeheer 

• Procesoptimalisatie 

Daarnaast ben je: 

• Analytisch 

• Zelfstandig 

• Communicatief sterk 

• Nieuwsgierig naar nieuwe technologieën 

Wat bieden wij? 

• Een uitdagende stage met directe impact op de organisatie. 

• Werken met Microsoft 365, SharePoint, AI en documentmanagement. 

• Begeleiding door ervaren professionals. 

• Veel ruimte voor eigen initiatief en onderzoek. 

• Mogelijkheid om een concreet eindresultaat neer te zetten dat door de gehele organisatie wordt gebruikt. 

• Passende stagevergoeding. 

Duur 

Stageperiode van 4 tot 6 maanden, startdatum in overleg.